Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Il progetto

Lo sviluppo e la gestione di un Sistema informativo archivistico rientra tra gli obiettivi più generali della Regione Emilia-Romagna, al duplice scopo da un lato di diffondere presso un più ampio pubblico la conoscenza del patrimonio storico archivistico, delle sue condizioni di accesso e dei relativi istituti di conservazione, dall'altro di consolidare il sistema regionale dei servizi e delle infrastrutture a disposizione della collettività territoriale per la descrizione e valorizzazione degli archivi storici.
Archivi ER è infatti l'infrastruttura che presenta i dati relativi al censimento degli enti conservatori e che, attraverso la piattaforma regionale di descrizione archivistica, consente la creazione, gestione e pubblicazione online di strumenti di ricerca relativi agli archivi storici emiliano-romagnoli e ai soggetti che li hanno prodotti.
Il Sistema supporta allegati digitali e garantisce l'interoperabilità con altri sistemi informativi, favorendo la consultabilità delle basi dati archivistiche pubblicate anche nel contesto di risorse informative online relative ad altre tipologie di beni culturali.

Il progetto è nato nel 2007 ed è oggi curato dal Settore Patrimonio culturale della Regione Emilia-Romagna, in continuità con l'Istituto per i beni artistici culturali e naturali che lo ha sviluppato e gestito (con il nome di IBC Archivi) fino al 31 dicembre 2020.

I soggetti aderenti

Inizialmente il Sistema ha focalizzato la sua attenzione sugli archivi storici appartenenti o conservati per lo più da enti locali.
in particolare comuni e province, ed è stato utilizzato prioritariamente per gli interventi di inventariazione realizzati nell'ambito della programmazione ai sensi della Legge Regionale 18/2000.
Nel tempo vi hanno poi aderito enti ed istituti culturali sia pubblici che privati del territorio, che hanno utilizzato la piattaforma regionale, messa a disposizione senza oneri per i soggetti aderenti, per promuovere i propri progetti di descrizione archivistica.

Le risorse informative pubblicate

Oltre agli inventari realizzati tramite la piattaforma regionale di descrizione archivistica, nel Sistema informativo sono confluiti sia i dati relativi agli enti conservatori provenienti dal Censimento degli archivi storici di ente locale e di interesse locale (rilevazioni 2004-2014 e successivi aggiornamenti) sia numerosi strumenti di ricerca pregressi realizzati con altri sw di descrizione archivistica.
In particolare queste ultime banche dati, predisposte in epoche e da autori diversi, presentano difformità fra l'una e l'altra e, in quelle più recenti, una progressiva aderenza agli standard di descrizione archivistica ISAD e ISAAR. Infatti se negli anni '80 venivano predisposte schedature su supporto cartaceo, a partire dagli anni '90 si è verificata una più ampia diffusione di strumenti informatici con la proliferazione di inventari redatti dapprima tramite videoscrittura e, successivamente, con software appositi. Particolare diffusione ebbe il software Sesamo, realizzato dalla Regione Lombardia e distribuito dal 2003 nella sua nuova versione con la collaborazione delle soprintendenze archivistiche statali. Nella fase di progettazione del Sistema informativo l'Istituto Beni Culturali decise di rendere consultabili online anche gli inventari in formato elettronico di cui già disponeva, relativi ad oltre 200 complessi archivistici, dei quali circa il 90% prodotti con Sesamo. Fu quindi messa a punto una specifica procedura per la migrazione dei dati, cui ha fatto seguito in anni più recenti l'importazione di database in formato Excel e GEA.
Per una massima diffusione delle informazioni e la loro integrazione con le risorse della rete, Archivi ER adotta standard e protocolli di comunicazione che consentono lo scambio di dati e l'interoperabilità con altri software e sistemi informativi.

Al 31 dicembre 2023 sono stati censiti sul territorio regionale 439 Conservatori di archivi storici e 3.245 complessi archivistici; 2.216 sono le risorse informative ad essi dedicate, di cui 1025 pubblicate e consultabili online, a cui si aggiungono 1.437 schede di soggetto produttore.